La gestión de documentos empresariales se está abriendo a un nuevo concepto de digitalización que incluye el escaneado de archivos en remoto sin necesidad de contar con un ordenador y a través de aplicaciones web, para beneficio tanto de integradores como de usuarios finales.
Desde PFU (EMEA) Limited apuestan por esta visión con tecnologías que facilitan una gestión centralizada de usuarios, permisos o tareas; mejoras en la calidad del dato y la velocidad de transmisión de archivos; la escalabilidad del sistema para procesamiento de imágenes en paralelo; además de menores costes por instalación, mantenimiento e infraestructura. En los escáneres documentales de PFU EMEA, como es el caso del dispositivo Fujitsu fi-7300 NX, todo esto es posible gracias al software de servidor PaperStream NX Manager, que permite gestionar entornos de hasta 1.000 escáneres, consiguiendo además una integración impecable con sistemas y aplicaciones cliente.
Según PFU EMEA, estas son las novedades que ofrece esta manera más eficiente de trabajar:
- Autenticación de usuario y asignación de tareas personalizadas. Para garantizar una entrada de datos eficiente, segura y descentralizada, se pone a disposición de los usuarios distintos métodos de acceso al dispositivo mediante los cuales ejecutar únicamente trabajos autorizados. Aparte de introducir credenciales o emplear una tarjeta de proximidad NFC en la pantalla táctil, los nuevos escáneres documentales profesionales permiten a los administradores crear y distribuir hasta un centenar de grupos de trabajo, de forma que un conjunto de operadores puede acceder al sistema con su propio código y seleccionar sus tareas correspondientes sin tener que revisar otras cuestiones. Asimismo, es posible asignar trabajos a determinados dispositivos si la organización tiene repartidos varios escáneres en plantas, departamentos o edificios distintos. En cada uno, el usuario tendrá una vista de las tareas de digitalización a realizar. Todas estas posibilidades de personalización de trabajos pueden extenderse con el uso de nombres específicos, descripciones o formatos de archivo, entre otras opciones.
- Conectividad remota sin necesidad de PC. A la forma típica de escanear mediante conexión USB, surge como novedad que la digitalización se haga con un escáner conectado a la red, ya sea por cable o WiFi, por lo que no será necesario contar con un ordenador, pero sí el apoyo de un software (PaperStream NX Manager) que correrá en un servidor y que se incluye con el dispositivo. Para el usuario final, esta nueva manera de trabajar permite llevar a cabo múltiples tareas con toda la funcionalidad que trae de base el software, sin tener que integrar nada más, aunque también será posible agregar nuevas funcionalidades. Por último, con esta opción, los documentos escaneados se enviarán a un destino configurado en el perfil de digitalización.
- Instalación automática de herramientas de configuración, registro y gestión. Si el usuario decide acceder al escáner conectado al ordenador por red, se instalan tres herramientas que permitirán seleccionar el escáner con el que desean trabajar. No hace falta seleccionar y liberar el escáner cada vez que se use, ya que esta función se realiza automáticamente, lo que permite compartir el escáner sin tener que estar pendiente de ello. Posteriormente, se podrán cargar registros de certificados con los que trabajar en aquellos entornos WiFi que los necesiten, así como especificar acciones en 50 botones virtuales de la pantalla táctil del escáner (Button Event Manager). Con esta última opción, es posible asociar un botón a un perfil de la aplicación PaperStream Capture para que aparezca su nombre en la pantalla del dispositivo.
- Escaneado ‘push’ con la pantalla táctil del dispositivo. El propio usuario es quien elige un determinado trabajo de digitalización y lo ejecuta desde el escáner en físico. En esta modalidad, hay un único administrador que en el servidor (local, SaaS, Azure o AWS) configura todo: tareas de digitalización individuales como un flujo de trabajo completo y grupos de trabajo, asignando tareas a operarios o escáneres, con base de datos local de usuarios o un directorio activo. Cuenta asimismo con toda la potencia de procesamiento de imagen del driver PaperStream IP, donde se configuran todos los perfiles de digitalización necesarios.
- Digitalización ‘pull’ con aplicaciones web. Permite usar diferentes dispositivos (móvil, tableta, ordenador o thin client) para operaciones de digitalización a través de aplicaciones desarrolladas por terceros, con una integración impecable en sus sistemas empresariales, o bien desde la app incorporada en el software PaperStream NX Manager (Web Scan) a la que se accede desde el navegador. Sus funciones permiten seleccionar un dispositivo de escaneado; configurar opciones de digitalización; separar documentos; comprobar, editar y validar las imágenes; así como guardarlas en un destino especificado (FTP, FTPS, SharePoint, SharePoint Online, correo electrónico), de vuelta al dispositivo o en los propios sistemas de los usuarios, supervisando cada estado del proceso y con notificaciones en caso de que se produzca algún error de salida.
Desde el área de Technical Presales Support de Fujitsu, Eduardo Ruiz destaca los beneficios que este nuevo concepto de digitalización supone para el usuario final: «Anteriormente, este no podía digitalizar a través de aplicaciones a no ser que hubiese una integración previa. En cambio, con herramientas como Web Scan, solo tiene que desembalar el dispositivo, conectarlo y configurarlo, instalar el software PaperStream NX Manager y empezar a escanear a través de dispositivos remotos».
“A los altos niveles de velocidad, potencia y resolución de nuestros dispositivos de digitalización, se suma también una eficiencia y asistencia empresarial impecable que ayuda a reducir notablemente los costes por instalación y funcionamiento”, comenta Jesús Cabañas, director regional de PFU EMEA para Iberia. “Las organizaciones pueden centrarse así en lo que es importante para sus clientes, sin que sea necesario hacer grandes esfuerzos en costes o complejos desarrollos de TI, y con una calidad del dato excepcional que les facilitará acometer su transformación digital definitiva con las máximas garantías”.
