PayPal, empresa puntera en tecnología financiera, busca constantemente nuevas formas de modernizar sus operaciones. Hasta hace poco, la coexistencia de diferentes soluciones de comunicaciones de la compañía había creado silos de datos aislados, limitando así la colaboración internacional. Ahora Paypal usa Microsoft Teams para compartir datos de manera fácil y eficiente. De este modo ha conseguido mejorar la colaboración, tanto durante las reuniones como entre compañeros ubicados en puntos distintos de la geografía mundial.
Un plan integral para la gestión del cambio
El tremendo impacto que ha tenido PayPal, tanto en el sector de la banca como en la forma en que las personas gestionan el dinero, es uno de los grandes éxitos de la era digital. Ahora debido a su espíritu innovador, esta compañía de la lista Fortune 500 que opera en más de 200 mercados de todo el mundo, ha adoptado soluciones de comunicación y colaboración de Microsoft.
“Para operar como un solo grupo global, necesitábamos trabajar desde una única plataforma. Microsoft Teams nos brinda una mayor productividad y colaboración, junto con la mayor seguridad que ofrece Microsoft 365 y la posibilidad de hacer data archiving y data retention. Ahora en Paypal tenemos la sensación de que cada uno de nosotros es parte de la empresa de la misma forma, sin importar dónde trabaje”, comenta Dan Torunian, Vice President of Employee Technology and Experiences and Data Centers de PayPal.
En 2018, PayPal llevó a cabo una encuesta entre sus empleados para evaluar las herramientas de comunicación en uso. Mientras que el 89% de los empleados respondieron que estaban comprometidos con una cultura de colaboración, sólo el 39% sentía que las herramientas existentes satisfacían sus necesidades. La combinación de servicios locales y alojados en la nube de la empresa funcionaba bastante bien solo para algunos grupos de empleados, pero carecía de la cohesión, la estabilidad y las características de una solución unificada de colaboración y comunicación. Los resultados de la encuesta también pusieron de relieve las limitaciones en las posibilidades de reuniones internacionales.
“Cuando tienes una fuerza laboral tan global, es muy importante que los empleados puedan conectarse cara a cara, incluso si no pueden estar en el mismo espacio físico”, explica Nora Grasham, Senior Director of Employee Technology and Experiences de PayPal. PayPal necesitaba unificar sus comunicaciones a través de una moderna plataforma de colaboración que permitiera a los empleados trabajar juntos desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo. Después de estudiar las opciones disponibles, la compañía concluyó que Microsoft Teams, con sus características avanzadas, accesibilidad omnipresente y seguridad integrada de Microsoft 365, satisfacía mejor sus necesidades.
Orquestando un cambio efectivo
“Es muy importante que nuestros clientes no se vean afectados de ninguna manera por nuestros cambios interno”, dice Córa Garvey, Senior Manager, Organizational Change Management for Employee Technology and Experiences en PayPal. Por ello, antes de presentar Teams a su plantilla, la compañía llevó a cabo una investigación completa sobre cómo los grupos de empleados se verían afectados, incluyendo cómo las personas de diferentes características, que residen en numerosos países con orígenes culturales variados, prefieren comunicarse y cómo podrían sentirse acerca del cambio. Aprovechando los resultados de la encuesta, la compañía estableció los casos de uso de Teams, según los aspectos comunes de cada trabajo.
“Al diseñar nuestra estrategia de gestión del cambio, necesitábamos tener en cuenta los diferentes estilos de aprendizaje y comunicación. Hemos puesto a disposición una serie de canales de formación diferentes para permitir que las personas emprendan su propio camino antes de la transición a las nuevas soluciones” comenta Córa Garvey.
Cómo hacer que las reuniones importen
“Nuestra implementación de Teams fue muy satisfactoria ya que nos ha llevado a estar más unidos como equipo global”, aclara Stuart Hill, IT Service Delivery Manager EMEA en PayPal. Ahora los empleados pueden colaborar de una manera mucho más fluida. “Ya sea con mi dispositivo móvil o en mi portátil, trabajando desde una sala de conferencias, en mi casa, en un aeropuerto o en un hotel en algún lugar, tengo la misma experiencia gracias a Teams. Y, además, sé que mis conversaciones y datos están seguros, gracias al cifrado de extremo a extremo de la plataforma en la nube de Microsoft”, continúa Hill.
“Con Teams, hemos visto una gran reducción en la cantidad de tiempo necesario para comenzar nuestras reuniones”, dice Garvey. ”Ahora las personas programan reuniones de solo media hora, lo que realmente no podíamos hacer antes. Eso es un gran beneficio, tanto en términos de satisfacción de los empleados como de cumplimiento de la productividad. Además, al agregar una pestaña con visualizaciones de Microsoft Power BI a las reuniones de Teams, PayPal ha encontrado una manera de compartir fácilmente el estado actual y los objetivos de un proyecto a medida que las personas se une”, explica Córa Garvey.
La inclusión de Power BI, la herramienta de Business Intelligence de Microsoft, hace que las reuniones sean productivas, al mismo tiempo que estandariza el formato en el que se presentan los datos. Los empleados pueden actualizar estas cifras haciendo clic en la propia visualización para acceder a una hoja de cálculo de Excel conectada, que se puede ajustar de forma rápida y fácil. “Todos utilizaban nuestros antiguos sistemas a su manera. Los empleados tenían diferentes prácticas recomendadas, ritmos y herramientas que usaban para publicar sus datos, lo que condujo a problemas de recopilación y análisis de datos. El poco tiempo que invertimos en implementar Power BI en Teams ha merecido la pena”, apunta José Buraschi, Director of Program Management de PayPal.
Conectados y unidos a través de Teams
“Ahora viajo menos porque siento que puedo crear fuertes conexiones con los compañeros de todo el mundo con Teams. Además, los fondos, la capacidad de grabar reuniones en la nube, la coautoría y el almacenamiento de documentos y la transcripción han sido un gran éxito entre nuestros empleados”, señala Annette Hickey, Vice President EMEA Customer Solutions en PayPal.
Para Hickey, el cambio más importante que PayPal ha realizado con Teams son las conexiones humanas más fuertes. “Con frecuencia tenemos gente de Estados Unidos y de Asia en una reunión de Microsoft Teams juntos y siempre comenzamos con ‘buenos días, buenas tardes, buenas noches’, porque entendemos que estamos hablando desde diferentes partes del mundo. ¡A esto se le puede llamar colaboración!”, afirma Hickey.
“Nuestra decisión de estandarizar cómo y dónde almacenamos documentos a través de Teams ahorra fácilmente a los empleados de PayPal treinta minutos de búsqueda del archivo correcto cada día. Para algunos empleados, es probable que esté cerca de la hora. Si multiplicamos estas cifras por unos miles de empleados, es probable que los ahorros aumenten rápidamente. Microsoft Teams, y su interoperabilidad con Power BI y Power Apps, ha homogeneizado y aliviado no sólo las reuniones, sino también la comunicación general aquí en PayPal, y vemos que esos beneficios solo aumentan a medida que pasa el tiempo”, concluye Buraschi, Director of Program Management de PayPal.
La transición de PayPal a Teams ha ido extremadamente bien y ahora la Fintech planea hacer uso de Microsoft Power Apps. Con Power Apps, la compañía está desarrollando actualmente una aplicación que contiene una lista de todos los programas que actualmente están en vigor. Esta aplicación personalizada permitirá a los empleados crear nuevos programas a través de una interfaz fácil de usar que genera automáticamente un nuevo canal de Teams con pestañas y enlaces relevantes.
