El GDPR se implementó en 2018 en toda Europa para abordar la transferencia de datos personales y ofrecer nuevas protecciones. Aclamado por algunos como un éxito rotundo, hoy en día en Europa esta normativa es aceptada como una protección crucial y algo esencial que tienen que cumplir las empresas, pero en realidad va mucho más allá de esto. “El GDPR es fundamental para garantizar una transformación digital exitosa en las empresas”, afirman desde PFU (EMEA) Limited, compañía de Fujitsu líder mundial en la digitalización, escáneres y captura documental.
Tras el impacto que ha tenido el último año y medio en nuestra forma de trabajar, muchas organizaciones han llegado a la conclusión de que estar conectados digitalmente es ahora más importante que nunca. Según un informe de Fujitsu Imaging sobre inteligencia organizacional en 2020, la productividad mejora incluso entre un 20 y un 25% en las organizaciones con empleados conectados. “Pero el proceso de transformación digital debe ser estratégico e inteligente”, insisten desde PFU EMEA. Uno de los enfoques consistiría en aumentar la inteligencia de una organización, lo que significa mejorar la capacidad de los empleados y de los sistemas para acceder rápidamente a la información. Esto hace que los procesos y la actividad sean más ágiles, liberando al personal para que se centre en actividades de mayor valor y acelerando los resultados positivos en las empresas. Para ello, deben impulsarse los programas de transformación digital existentes, y el 35% de las organizaciones que aún no tiene un plan claro hacia la transformación digital necesita avanzar para no quedarse atrás, siguiendo las siguientes recomendaciones.
1. Del GDPR a la inteligencia organizacional
La fase de planificación estratégica es un buen momento para identificar las preocupaciones y los retos, así como para desarrollar planes de acción a fin de superarlos. En PFU EMEA son conscientes de que “a menudo, la introducción de nuevas tecnologías suscita preocupación, especialmente en torno al tratamiento de datos personales, ya que el GDPR exige a las empresas que comprendan cómo fluye esta información a través de procesos y aplicaciones empresariales”. “Sin embargo, para lograr la inteligencia organizacional que proporciona una ventaja competitiva, las organizaciones deben considerar las nuevas tecnologías y utilizarlas para aportar valor”, aseguran.
La protección de datos es una consideración clave en esta fase, aunque no debería ser un obstáculo. Si no se confía en un producto, servicio o solución, las organizaciones corren el riesgo de alienar al personal y a los clientes, de dañar su reputación y, en el peor de los casos, de incumplir la legislación, como el GDPR. En el mundo actual, las organizaciones que implementan nuevas tecnologías y soluciones deben confiar en el cumplimiento de dichas soluciones tecnológicas.
2. Almacenamiento de información digital
El almacenamiento digital de la información es una parte importante de la inteligencia organizacional. Hoy, la nube presenta una mejora significativa con respecto al almacenamiento local en lo que respecta a la seguridad, ya que permite una mayor encriptación y elimina un elemento físico que podría ser robado, dañado o quebrantado.
Ya sea localmente o en la nube, cuando se trata de la protección de datos, el GDPR exige que ambos cumplan con la normativa. Otro aspecto es que, cuando la información contenida en los documentos físicos se convierte en digital utilizando un escáner de captura de documentos, es posible (cuando se permite) que cualquier dato físico sensible sea destruido o guardado de forma segura después de haber sido capturado digitalmente. “El almacenamiento de la información en formato digital frente a tenerlo físicamente en la oficina mejora la seguridad y agiliza el acceso de las personas con los permisos adecuados, ya que los documentos y las carpetas se pueden buscar, editar y procesar de forma automática”, señalan en PFU EMEA.
3. Captura segura de datos
En esta era basada en la información, capturar los datos de forma segura es fundamental. Las organizaciones deben utilizar herramientas y softwares que cumplan con la normativa, que garanticen que los datos se procesan y gestionan en los territorios correctos, es decir, los datos generados y capturados en Europa deben almacenarse en Europa. Además, este cumplimiento debe comunicarse a los clientes para que sepan que sus datos estarán seguros antes de proporcionarlos.
Para PFU EMEA “esto significa que, en la fase de captura de la información, es vital utilizar dispositivos que sean seguros, por lo que hay que buscar aquellos que tengan opciones de autenticación para iniciar sesión, como sensores de huellas dactilares y de las venas de la palma de la mano o lectores de tarjetas magnéticas, que puedan utilizarse tanto en la oficina como en casa”.
Más allá del inicio de sesión seguro, con el dispositivo de captura de imágenes adecuado, las organizaciones pueden cifrar automáticamente los datos escaneados cuando se transfieren a un almacenamiento seguro. De la misma manera, si se capturan correctamente, muchas de las últimas aplicaciones de software empresarial permiten procesar automáticamente los documentos y la información capturada. Así, las facturas pueden enviarse al equipo adecuado para procesar los pagos, los contratos pueden cargarse en el software de gestión para su aprobación y los datos de contacto pueden capturarse y almacenarse en una suite de CRM, cumpliendo la normativa GDPR.
En conclusión, desde PFU EMEA insisten en que, aunque la protección de datos es un área clave de la normativa que las empresas deben conocer, con la tecnología adecuada no tiene por qué ser una carga. Hay que poner en marcha los procesos correctos y seguros que garanticen la integridad de las redes empresariales. Para ello, la elección de la tecnología adecuada es importante, y la protección de datos deben ser una consideración fundamental como parte de una estrategia de transformación digital. Los dispositivos y soluciones de calidad garantizarán la integridad de la red de una organización, convirtiéndola en una parte importante del proceso de transformación digital.
