Como consecuencia de la irrupción de la pandemia provocada por la Covid-19, las empresas han acelerado sus procesos de transformación digital. La generalización del teletrabajo ha provocado que más procesos y operaciones diarias hayan dejado de ser presenciales por lo que esta transformación no sólo se limita a la digitalización de gestiones que antes se realizaban en soporte papel. Además, este nuevo contexto ha propiciado que la protección del empleado (o duty of care, en inglés), tradicionalmente entendido como una obligación legal, se haya transformado en un asunto más propio de la responsabilidad corporativa de la empresa.
Seidor, consultora multinacional especializada en servicios y soluciones tecnológicas, es la primera compañía española que comercializa SAP Concur, solución adoptada por más de 45.000 empresas, con más de 61 millones de usuarios y en más de 190 países. Con la incorporación de esta solución, la empresa facilita la protección de la salud, seguridad y bienestar del empleado, ya que automatiza las gestiones asociadas a desplazamientos, con ahorros del 70% del tiempo y del 30% en los costes asociados a las gestiones de viajes y desplazamientos.
Sin contacto físico, pero con validez legal
Además, este tipo de solución, anteriormente centrada en el viaje, se está extendiendo a nuevos ámbitos, como el propio hogar del empleado, la oficina o la carretera, y ha evolucionado a soluciones de rastreo y envío de mensajes al viajero y facilitadores de servicios críticos de seguridad y de asistencia médica.
En este sentido, Marc Pujal, responsable de soluciones de gestión de viajes y gastos de empleados de Seidor, ha afirmado que “el éxito de esta tecnología entre las empresas se debe a que, a raíz de la pandemia global, las empresas requieren de sistemas innovadores para gestionar los gastos de viaje, que minimicen el contacto físico y que, además, garanticen su validez legal”. Por este motivo, según Pujal, “hay necesidad de soluciones que faciliten las gestiones sin desplazamientos hasta la oficina y que, además, cuenten con la aprobación y reserva del viaje al momento y de forma 100% digital”.
Automatizar la imputación de gastos
La solución comercializada por Seidor permite configurar, previamente, todas las gestiones y parámetros relativos al desplazamiento del empleado para que, a partir de este momento, la tecnología sea la que controle digitalmente todo el proceso. De esta forma, los gastos se imputan automáticamente y el informe de gastos se genera, a tiempo real, para el empleado, con lo que se reduce drásticamente el tiempo invertido en dichas actividades.
Se trata de una solución que están adoptando empresas de todos los tamaños y sectores, así como de naturaleza pública o privada. Según Marc Pujal, “la facilidad para computar y analizar los gastos y de cualquier suceso que pudiera ocurrir durante el viaje es una de las principales virtudes de esta tecnología” y añade que “con esta solución, se agiliza el reporting, se ajustan fácilmente las políticas y se favorece la negociación de mejores precios con los proveedores más frecuentes”.
