La transformación digital comienza en las organizaciones con el reto de convertir los flujos de papel en datos. Un proceso que en ámbitos como el de las asesorías, las gestorías y los despachos profesionales es especialmente intensivo y que requiere de las herramientas adecuadas para que verdaderamente se simplifique la forma de trabajar, incremente la productividad y obtengan datos de calidad y fiables. En PFU (EMEA) Limited han ofrecido a QualityConta, consultoría especializada en asesoramiento integral a empresas y entidades de todos los sectores, la solución tecnológica con la que afrontar este cambio imprescindible en la nueva normalidad a través de una digitalización ágil y eficiente de documentación sobre temas fiscales, contables, laborales y mercantiles.
La compañía, con sede en Madrid, se encarga actualmente de estos procesos en alrededor de 400 clientes, entre los que destacan empresas nacionales e internacionales, así como fundaciones y otras organizaciones sin ánimo de lucro. Esto genera grandes volúmenes de documentos en papel que podrían deteriorarse si no se gestionan adecuadamente, acumulados en pilas por la oficina, o que se acabe extraviando información importante de los clientes.
Gracias a los escáneres Fujitsu fi-7300NX, los profesionales de QualityConta pueden escanear lotes heterogéneos de documentación, desde tickets, albaranes, facturas, tarjetas o cualquier otro tipo de documento que pueda llegar a la asesoría al final del trimestre, sin tener que estar ordenados ni clasificados previamente, iniciando dicha tarea de forma sencilla y rápida. Su controlador de imagen de última generación PaperStream IP está pensado para extraer los datos contenidos en los documentos digitalizados con la máxima seguridad, por ejemplo, consiguiendo limpiar de manera automática aquellos documentos más difíciles en los que haya sombreados o cualquier otro ruido que dificulte la visibilidad de los caracteres. A partir del formato digital, todas las tareas relacionadas con los procesos contables de facturas emitidas y recibidas, de contabilización de movimientos bancarios, de separación, clasificación, codificación y envío de modelos de impuestos, nóminas, y cualquier documento oficial ya se procesan en automático con la plataforma Ubyquo (by Quantyca Software), permitiendo al equipo QualityConta dedicar este tiempo a tareas de valor para sus clientes.
El equipo incluye asimismo el software de servidor PaperStream NX Manager que permite la integración de los escáneres con diferentes sistemas y aplicaciones de terceros. De este modo, la tecnología de PFU EMEA prepara los documentos con una calidad de los datos óptima para que sean reconocidos correctamente por Ubyquo. Todas estas posibilidades hacen del Fujitsu fi-7300NX el escáner que cualquier profesional del sector debe tener en su espacio de trabajo para superar con éxito los retos que la nueva normalidad traerá a partir de ahora. Una mayor adopción del teletrabajo hará que la oficina pase a ser el propio empleado, y este dispositivo facilita la migración digital que se necesita para trabajar directamente con los documentos en aplicaciones web de la nube.
Como resultado, QualityConta ha conseguido acelerar procesos de gestión de documentos que llevaban antes unas tres horas a completarlos en apenas 20 minutos, disminuyendo también en un 90% los márgenes de error, y con la facilidad de poder distribuir los distintos escáneres por toda la oficina sin que sea necesario conectarlos por cable a un ordenador. En QualityConta han potenciado la compra de equipos de digitalización con una ratio de un Fujitsu fi-7300NX por cada dos profesionales que pueden compartir simultáneamente el dispositivo al estar conectado en red. Esta elevada experiencia de escaneo ha llevado a la organización a utilizar dichos escáneres para gestionar también documentos laborales internos, como las altas y bajas de empleados en su plantilla o partes médicos, entre otros, automatizando así tareas algo repetitivas y liberando aún más el espacio en sus propias oficinas.
“En QualityConta hemos apostado fuertemente por la digitalización de documentos y ya no concebimos el día a día de nuestro despacho sin la tecnología que aporta PFU EMEA”, afirma Javier Montero, director general de QualityConta. “Tenemos más de 30 años de experiencia en asesoramiento integral de empresas y fundaciones, por lo que somos muy conscientes de la importancia que tiene mantener la información de nuestros clientes accesible en todo momento para poder trabajar de forma ágil, eficiente, segura”.
Por su parte, Ángel Lacalle, COO de Quantyca Software, comenta que “frente a sectores a priori más permeables y susceptibles al cambio, el sector de los servicios profesionales ha sabido adelantarse, aprovechar y desplegar cambios tecnológicos que simplifican significativamente sus tareas y procesos intensivos en datos y documentos”. “En particular, QualityConta es un referente por el ingente volumen documental que maneja y que ha conseguido transformar a digital con el pool fi-7300NX. Una vez que ya no dependen del papel, facturas de clientes y proveedores, movimientos bancarios, nóminas, impuestos… se procesan y automatizan en Ubyquo”.
Silvia Ustárroz, Partner Manager de PFU (EMEA) Limited para Iberia, subraya “el potencial que tiene el escáner Fujitsu fi-7300NX como herramienta única y competitiva con la que gestorías, asesorías o despachos entrarán de lleno en la transformación digital”. “En esta nueva normalidad las oficinas deben contar con dispositivos que estén preparados para la migración de aplicaciones en local a la nube, facilitando todo lo posible ese cambio tan a corto plazo, y que al mismo tiempo hagan sencillas y asequibles a los usuarios las tareas de digitalización”.
